Lên kế hoạch quản lý dự án (Project Planning) là nhân tố cần thiết quyết định sự thành công của mọi dự án. Phụ thuộc vào chiến lược quản lý, các bên ảnh hưởng có thể nắm được kết quả họ cần đạt được cũng giống như làm sao có thể hoàn thành mục tiêu đề ra.
Base Resources – Bạn có bao giờ nghĩ chỉ những nhà quản lý xuất chúng mới có thể cho ra đời những kế hoạch dự án hoàn hảo. nếu như bạn từng nghĩ như vậy thì bạn sẽ không thể nào biến thành nhà lãnh đạo giỏi. Tất cả mọi người, kể cả những quản lý mới cũng có thể lập nên những kế hoạch quản lý dự án mang về hàng triệu đô cho doanh nghiệp. Bạn có muốn được biết công thức lên kế hoạch dự án hoàn hảo và đầy thuyết phục?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ sẻ chia 6 bước lên kế hoạch quản lý dự án và hướng dẫn các nhà lãnh đạo làm sao có thể xây dựng những bản chiến lược chất lượng nhất.
1. Xác định rõ nhu cầu khách hàng & các bên liên quan
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 2 trường hợp thường xuyên nhất khi mà bạn tạo dựng kế hoạch quản lý dự án.
Trường hợp 1: Xây dựng dự án dựa trên nhu cầu khách hàng
Ở đây, bạn là bên được thuê để thực hiện dự án. Do đó trong bước này bạn cần vẽ ra 2 vấn đề cụ thể:
- Tổng hợp những yêu cầu, mong muốn của khách hàng về dự án này.
- Cài đặt các đường cơ sở (Baseline) phạm vi dự án (Scope) về ngân sách, thời gian thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ vọng dự tính và trách nhiệm của khách hàng, các bên liên quan tránh tình trạng khi dự án trì trệ, thất bại sẽ xảy ra việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm.
Trường hợp 2: Xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị
Bạn với nhiệm vụ CEO hay trưởng bộ phận được yêu cầu xây dựng kế hoạch cho kế hoạch phát triển sản phẩm, chiến lược kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần:
- Hiểu rõ vấn đề, đề xuất của Ban quản trị đưa ra
- Đề ra các điểm căn bản để hoàn thành dự án đối với Ban quan trị: Ngân sách, Thời gian hoàn thành, nguồn tiềm lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ giống như là trường hợp 1)
Hãy cố gắng giao tiếp nhiều hơn với khách hàng và các bên ảnh hưởng để đồng cảm những nhu cầu sâu xa mà họ mong muốn bạn cung cấp. đó là “điểm vàng” xây dựng sự tin tưởng đầu tiên giữa 2 bên trong dự án.
2. Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án
Cài đặt mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án tạo điều kiện cho ban quản lý, khách hàng đơn giản nhận xét được cấp độ thành công của dự án cũng như những kỳ vọng về kết quả mà dự án mang lại.
Từ các mục tiêu được cài đặt bám sát thực tiễn, các bên ảnh hưởng cũng sẽ dự tính được chuẩn xác các đầu mục công việc cần triển khai, khoảng thời gian quan trọng để hoàn thành được dự án kịp tiến độ, phân công vai trò cho các thành viên tham gia dự án.
Để không đặt mục tiêu quá xa rời thực tế, khi thiết tạo dựng kế hoạch quản lý dự án, bạn nên đảm bảo các tiêu chí SMART gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific
3. Xác định kết quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng giai đoạn (Deliverables)
Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể thì đây chính là bước bạn cần ước tính cụ thể khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục kiểm soát được tiến độ đồng thời tiên liệu trước độ nguy cơ của kế hoạch.
Vậy làm thế nào để luôn bám sát được từng giai đoạn chuyển giao kết quả dự án?
Gắn mốc cần thiết hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thiện của dự án. bạn sẽ luôn theo dõi sự tiến triển của công việc và đảm bảo vai trò được giao hoàn thiện đúng thời gian, việc này mang đến sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
Dùng công nghệ để quản lý dự án là cách hữu hiệu nhất để bạn giữ nhịp các thành viên và luôn bám sát tiến độ dự án. Một trong những công nghệ quản lý dự án hiệu quả nhất đó là quản lý dự án hiện đại và tân tiến
4. Tạo lộ trình dự án
Xem xét từng phần có thể thực thi và nắm rõ chuỗi nhiệm vụ phải được hoàn thiện để hoàn thiện từng tác vụ. Đối với mỗi tác vụ, hãy nắm rõ lượng thời gian quan trọng, tài nguyên cần thiết và ai sẽ gánh chịu hậu quả thực thi.
Kế tiếp, nắm rõ bất kỳ phụ thuộc nào liên quan đến quá trình thực thi. Bạn có cần phải hoàn thiện một số vai trò nhất định trước khi những người khác có thể khởi đầu không? Hãy xem công việc, tiến độ thực thi, sự phụ thuộc và các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt của bạn hoặc chọn từ nhiều mẫu và ứng dụng trực tuyến đã có sẵn.
Mẹo: Liên kết nhóm của bạn trong quá trình tạo dựng kế hoạch. Những người thực hiện công việc có những hiểu biết cần thiết về cách thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ mất bao lâu và ai là người tốt nhất để giải quyết chúng. Dựa trên kiến thức của họ! bạn có thể cần họp tác làm việc nhóm để thống nhất với lộ trình dự án và đặt kỳ vọng cho công việc để hoàn thiện dự án trơn tru, hiệu quả
5. Nhận diện những mối nguy hiểm và nắm rõ cấp độ nguy cơ (Risk management plan)
Chắc chắn là không có dự án nào không có nguy cơ và dĩ nhiên chúng ta không thể giải quyết bằng việc cầu mong một phép màu may mắn nào đó hiện lên!
Điều bạn phải cần phải làm: Dự liệu trước các nguy cơ có thể đến với dự án của bạn hay đến với các thành viên trong nhóm của bạn,có thể kể đến nguy cơ nếu như giai đoạn triển khai rơi vào kỳ nghỉ nó sẽ liên quan đến tiến độ thì bạn phải tính thêm thời gian dự trù.
Tuy nhiên đôi khi có những tình huống mà chúng ta không lường trước được, có thể gây ra một trục trặc lớn cho dự án như thành viên trong nhóm nghỉ đột xuất, trang thiết bị hỏng hóc, các thành viên trong nhóm mất đoàn kết….
Hãy xem xét thật kỹ các bước để có thể ngăn ngừa những rủi ro cụ thể xảy ra hoặc hạn chế tối đa tác động tiêu cực của chúng với dự án của bạn.
đây là bước để bạn nhận xét các rủi ro và xây dựng một chiến lược quản lý nguy cơ bảo đảm cho kế hoạch dự án đưa ra có sai số nhỏ nhất.
Với những nhiệm vụ liên quan đến cấp độ nguy cơ cao, bạn phải cần tạo “buffer” cho nó, có nghĩa là bạn cần phải định thêm một khoảng thời gian đề phòng cho từng công việc đấy hoặc cho tất cả dự án, lúc này bạn có thể có đủ thời gian để xử lý vấn đề
6. Trình bày chiến lược dự án cho các bên liên quan
Giải thích bản chiến lược dự án trong cuộc họp với các bên liên quan một cách chi tiết, dễ hiểu là cách để bạn sẽ giải thích được với tất cả mọi người nội dung, các bước thực hiện kế hoạch, phương án nhằm thỏa mãn sự chờ đợi của các bên liên quan. Cuộc họp đó nên mang thuộc tính tranh luận, bạn là người báo cáo, những thành viên khác nêu câu hỏi, đánh giá để bạn phản biện hoặc cân nhắc chỉnh sửa chiến lược quản lý dự án được hoàn chỉnh hơn.
Trong nội dung báo cáo trình bày dự án, bạn cần làm rõ các con số cụ thể để mọi người kiểm soát thông tin một cách chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả sẽ thu được sau khi khai triển và nhiệm vụ của từng người trong quy trình khai triển dự án.
Trên đây chính là 6 bước để giúp nhà quản lý làm ra một bản chiến lược quản lý dự án hoàn chỉnh. Những kế hoạch chuẩn xác sẽ là tiền đề quan trọng để bạn có thể dẫn dắt đội nhóm thực thi và đồng thời là cơ sở cho sự thành công của mọi dự án trong công ty. Chúc các bạn thành công.
Kết luận
Xây dựng kế hoạch quản lý dự án cho dù không còn là định nghĩa quá mới đối với các nhà lãnh đạo, thế nhưng, làm sao để có một bản chiến lược hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Hãy rèn giũa năng lực lên kế hoạch với 6 bước kể trên và đồng thời tập luyện sự cảm nhận của chính mình với thị trường. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu những công cụ quản lý công việc hiện đại như phần mềm quản lý công việc Wework là điều cần thiết để doanh nghiệp bạn không bị lạc hậu giữa thời đại 4.0.
Xem thêm: Checklist công việc là gì? Những điều một nhân viên nên làm
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink.vn, acabiz.vn, edu2review.com)
