Nhàm chán – đó là từ trước hết mà hầu hết người khác đều nghĩ tới khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng. Nếu bạn cũng cho rằng việc làm hành chính chỉ “quanh quẩn” bên đống giấy tờ, hồ sơ thì có lẽ bạn chưa thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này. Thực chất, việc làm của một nhân sự hành chính văn phòng chẳng phải đơn điệu giống như bạn nghĩ.

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận k thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, đảm nhiệm các việc làm liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, đơn vị công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, tuy nhiên còn đủ nội lực tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì thuộc tính công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – nhân sự hoặc Hành chính – đơn vị thường được xếp chung để thuận tiện cho việc luận bàn, hỗ trợ lẫn nhau.

hanh-chinh-van-phong-la-gi-tat-tan-tat-ve-nghe-hanh-chinh-van-phong1

nhân sự hành chính văn phòng sử dụng gì?

công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. không những thế thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá phổ biến và bao quát. không ngoa khi ví nhân sự hành chính như người “bảo mẫu” của cả doanh nghiệp, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

nhân sự hành chính thông thường sẽ đảm nhận các group công việc sau đây:

  • Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, giải quyết thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận tính năng để khắc phục công việc.
  • Thư ký support: bố trí lịch làm việc, lịch họp, sẵn sàng trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
  • soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: biên soạn thảo các thư từ mua bán, dịch văn bản tiếng Anh, đo đạt và lưu trữ các loại giấy tờ.
  • Chấm công, thực thi chính sách: thông dụng cho nhân sự các cải thiện trong quy định của doanh nghiệp, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
  • thống trị cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, thực hiện đặt tạp chí, thực phẩm giúp sức cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo tỉ lệ và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu quan trọng.
  • Duy trì hoàn cảnh làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám thể trạng định kỳ. thỉnh thoảng chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra khắc phục các tranh chấp giữa các một mình, dung hòa các mối gắn kết vì lợi ích chung của công ty.
  • support các chủ đề pháp lý: tư vấn các chủ đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, support cho các lãnh đạo thống trị chương trình, plan công tác của công ty.

hanh-chinh-van-phong-la-gi-tat-tan-tat-ve-nghe-hanh-chinh-van-phong2

Trở thành nhân viên hành chính văn phòng liệu có khó?

Chính vì trách nhiệm trải đều trên các phương diện nên yêu cầu so với một nhân sự hành chính văn phòng cũng trải đều k kém.

Về tố chất: Khi chọn việc làm hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người mau nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Bạn làm việc tỉ mỉ, chuẩn xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc bố trí. việc làm của nhân sự hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải tiếp tục vận động nên bạn cũng cần có sức khỏe để làm tốt công việc này.

Về skill: Các skill cần thiết như skill quản lý thời gian, skill cộng tác, sử dụng việc group, mức độ bao quát, đo đạt, kỹ năng giao tiếp, giải quyết các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng. thường xuyên tham gia các hoạt động ngoại khóa là một điểm hay bạn nên mang vào CV xin việc nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này.

Về kinh nghiệm: nhân sự hành chính phải là những người “đa zi năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều ngành nghề khác nhau sẽ khiến bạn khắc phục mau gọn lẹ khối việc làm đa dạng mỗi ngày. nhà phỏng vấn khi tuyển chọn nhân sự hành chính văn phòng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân viên, liên kết đối ngoại, quảng cáo, mua bán,… luôn được nghiên cứu cao.

hanh-chinh-van-phong-la-gi-tat-tan-tat-ve-nghe-hanh-chinh-van-phong3

Tìm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?

Tuy không hề là ngành quá “khát” nhân công, nhưng hành chính văn phòng luôn luôn là bộ phận k thể thiếu mà doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần đến. do đó, thời cơ làm việc trong ngành cũng rất rộng mở. sinh viên các lĩnh vực Văn thư lưu trữ, Khoa học thông tin hay các lĩnh vực liên quan sau khi tốt nghiệp có thể sử dụng thư ký, trợ lý cho các lãnh đạo công ty, làm việc tại các phòng ban chức năng ở doanh nghiệp hoặc các trung tâm lưu trữ dữ liệu.

thời cơ nào cho nhân viên hành chính văn phòng?

Nhiều bạn sợ sử dụng nhân sự hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tiễn, hành chính văn phòng luôn luôn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rạch ròi. có thể chia nhân sự hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) giống như sau:

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

  • nhân sự tiếp tân (Receptionist): tiếp đón khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
  • nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp lĩnh vực ngôn ngữ, quản trị nhân viên,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

  • Trợ lý riêng (Personal Assistant): support giám đốc trong ngành chuyên ngành, soạn thảo văn bản, bố trí lịch làm việc,…
  • Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các việc làm hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết đánh giá, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong lĩnh vực khoảng từ 1 năm trở lên.

3. Cấp bậc quản trị

  • nhân sự hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều ngành, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân viên, quản trị kinh doanh,… Có trải nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành nghề.

  • Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có đa số kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, trải nghiệm từ 4 năm trở lên.

Vì thuộc tính việc làm, việc làm hành chính văn phòng thường lôi kéo nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm ngành này thường thích thú thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự giống như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện việc làm giấy tờ đơn giản, với óc tổ chức tốt và trải nghiệm phong phú trong nhiều ngành, k ít nhân viên đang phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

tóm lại, dù không phải là một ngành nghề quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một việc làm ổn định, lâu dài, và có quá đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Nguồn: iconicjob