Telephone Operator là gì? một công việc khá là rộng rãi được không ít người ưa chuộng ngày nay vì tính chất công việc khá là giản đơn. Cùng tìm hiểu về nhiều ngành nghề này qua nội dung sau đây nhé.
Telephone Operator là gì?
Telephone Operator là gì?
Operator là thuật ngữ có rất nhiều nghĩa không giống nhau nhưng trong ngành dịch vụ khách sạn Operator được hiểu là người trực tổng đài điện thoại. Vai trò chính của nhân viên Operator là đón nhận và chuyển các cuộc gọi đúng người, đúng mục đích.
>>>Xem thêm :Có hay không việc TopDev copy bài của các tác giả lập trình viên?
Chuẩn mực dịch vụ điện thoại cho nhân viên Telephone Operator là gì?
- Tất cả cuộc gọi phải được trả lời trong vòng 3 tiếng chuông.
- Các lời chào ở ngoài bao gồm: Tên nhân viên operator và lời đề xuất hỗ trợ.
- Nhân sự Operator ăn nói một cách rõ ràng với nụ cười thoải mái trong giọng nói, không nhất thiết tỏ ra vội vã, ngay cả lúc đang giúp đỡ.
- Khi người gọi đã được phép trò chuyện, Operator đừng nên để gián đoạn.
- Trong hoàn cảnh là cuộc gọi nội bộ, nhân sự Operator phải dùng tên khách ít nhất một lần.
- Nhân sự Operator đợi người gọi gác máy trước để đảm bảo rằng cuộc gọi đã hoàn tất.
- Yêu cầu khách cho phép tạm giữ cuộc gọi và đợi xác nhận từ khách/ người gọi.
- Tạm giữ không quá 30 giây, trong hoàn cảnh cuộc gọi mở rộng xác nhận đã được yêu cầu.
- Người gọi đã được thông cáo rằng họ sẽ được chuyển và đã được xác minh trước khi chuyển cuộc gọi.
Tiếp nhận, giải quyết các cuộc gọi đến
- Tư vấn, giải đáp tất cả các câu hỏi thắc mắc của khách hàng liên quan đến dịch vụ của khách sạn.
- Chuẩn bị và sẵn sàng quảng bá những lợi thế, những sản phẩm – dịch vụ nổi bật của khách sạn để khách hàng sử dụng.
- Tiếp nhận các cuộc gọi từ phòng khách và cung cấp các nội dung thiết yếu theo yêu cầu của khách lưu trú.
- Chào đón và gởi các tin nhắn đến/cho khách lưu trú.
- Chuyển cuộc gọi đến phòng ban liên quan khi có đòi hỏi quan trọng của đối tác, người tiêu dùng.
- Ghi lại và xác nhận các cuộc gọi khẩn, bất thường và mau chóng báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp.
Xử lý đòi hỏi người sử dụng
Xử lý đòi hỏi người sử dụng
- Telephone Operator là gì? Phối hợp với các phòng ban trong khách sạn xử lý kịp thời các yêu cầu, khiếu nại, phàn nàn của khách hàng.
- Ghi lại và xác nhận các nội dung đặt phòng khách sạn và chuyển yêu cầu đến bộ phận đặt phòng giải quyết.
- Lưu lại thông tin các yêu cầu vào sổ ghi chép, hoặc tệp dữ liệu của bộ phận.
- Đảm bảo các đòi hỏi của người sử dụng, đối tác phải được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
>>>Xem thêm :Giám đốc nhân sự (CHRO) là gì? Những công việc của một Giám đốc nhân sự
Hoạt động phổ biến của ngành nghề này
- Tư vấn, trả lời toàn bộ các thắc mắc của người tiêu dùng có sự liên quan đến dịch vụ của khách sạn.
- Sẵn sàng truyền bá những lợi thế, những món đồ – dịch vụ nổi bật của khách sạn để người tiêu dùng sử dụng.
- Đón nhận các cuộc gọi từ phòng khách và cung cấp các thông tin không thể thiếu theo yêu cầu của khách lưu trú.
- Tiếp nhận và gửi các tin nhắn đến/cho khách lưu trú.
- Chuyển cuộc gọi đến phòng ban có sự liên quan khi có yêu cầu đặc biệt của đối tác, người tiêu dùng.
- Ghi nhận các cuộc gọi khẩn, bất thường và nhanh chóng báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp.
- Phối hợp với các bộ phận trong khách sạn giải quyết đúng lúc các đòi hỏi, khiếu nại, phàn nàn của khách hàng.
- Ghi nhận các nội dung đặt phòng khách sạn và chuyển yêu cầu đến bộ phận đặt phòng giải quyết.
- Lưu lại nội dung các yêu cầu vào sổ ghi chép, hoặc tệp dữ liệu của bộ phận.
- Chắc chắn các yêu cầu của người tiêu dùng, đối tác phải được giải quyết nhanh chóng, đạt kết quả tốt.
- Đón nhận các cuộc gọi đòi hỏi báo thức của khách lưu trú.
- Cài đặt thời gian báo thức cho khách vào bộ máy theo đúng số phòng, thời gian.
- Gọi công nhận thời gian báo thức với khách lưu trú (Nếu nội dung tiếp nhận chưa rõ ràng)
- Tiến hành gọi báo thức cho khách lưu trú theo đúng lịch đã hẹn.
- Hành động các cuộc gọi đi khi có đòi hỏi.
- Theo dõi tiền của các cuộc gọi đi và định kỳ Thông báo cho bộ phận có sự liên quan.
Các ngành nghề khác
Các ngành nghề khác
- Telephone Operator là gì? Thực hiện các cuộc gọi đi khi có yêu cầu.
- Theo dõi tiền bạc các cuộc gọi đi và định kỳ Thông báo cho phòng ban liên quan.
- Đều đặn kiểm tra tình hình công việc, vệ sinh các máy móc, thiết bị phục vụ công việc của nhân viên tổng đài.
- Liên hệ phòng ban liên quan thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa khi có sự cố.
- Tham gia đầy đủ các cuộc họp của phòng ban.
- Nhiệt tình tham gia các khóa huấn luyện, bồi dưỡng gia tăng nghiệp vụ.
- Hỗ trợ các nhiệm vụ văn thư: đánh máy, phân loại thư… khi có yêu cầu.
- Làm các báo cáo hoạt động theo quy định của khách sạn.
- Thực hiện các hoạt động khác khi có đòi hỏi của cấp trên.
Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về Telephone Operator là gì? Ngành nghề phổ biến nhất hiện nay. Hy vọng những thông tin trên của connect.vn sẽ hữu ích đối với các bạn.
>>Xem thêm :Tổng hợp những cách tìm kiếm công việc phù hợp nhanh chóng cho bạn
Mỹ Phượng-tổng hợp
Tham khảo ( thue.today, hotelcareers, … )
