Sales Administrator (SA) hay còn được gọi là thư ký phòng kinh doanh là người làm nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty. Thông thường thì SA sẽ làm việc dưới quyền và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh.
Khái niệm thư ký kinh doanh những điều bạn cần biết.
Thư ký kinh doanh là người trực tiếp quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một cá nhân, tổ chức công ty hay doanh nghiệp. Thông thường, thư ký kinh doanh trong một ngày cần làm những công việc cụ thể như sau:
Khái niệm thư ký kinh doanh những điều bạn cần biết.
– Soạn thảo hợp đồng, chứng từ và văn bản hỗ trợ bộ phận kinh doanh.
– Có trách nhiệm quản lý, bảo quản và lưu trữ các loại hợp đồng kinh doanh.
– Lên lịch họp, sắp xếp sao cho hợp lý và chuẩn bị cuộc họp chu đáo, trong và sau khi cuộc họp kết thúc cần lập biên bản cuộc họp.
– Hỗ trợ thêm các công việc của văn phòng.
– Tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc điện thoại có liên quan đến công việc kinh doanh đến cấp trên.
– Ghi nhận và truyền đạt các thông tin từ các bộ phần kinh doanh khác.
Ngoài là người trực tiếp soạn thảo hợp đồng, chứng từ và văn bản hỗ trợ bộ phận kinh doanh thì thư ký kinh doanh còn phải làm những công việc như hỗ trợ thêm các công việc của văn phòng,…
>>>Xem thêm: Connect.vn là trang website hoạt động như thế nào nhỉ?
Tiêu chí để trở thành một thư ký kinh doanh chuyên nghiệp
Tiêu chí thư ký kinh doanh 1: Ngoại hình ‘ưa nhìn’
Rất nhiều nhà tuyển dụng thư ký kinh doanh hiện nay đưa ra tiêu chí trong phần mô tả tuyển dụng một cách thẳng thẳn đối với vị trí thư ký kinh doanh là cần ‘có ngoại hình’, thậm chí nhiều công ty/doanh nghiệp nước ngoài còn khắt khe hơn khi yêu cầu ‘ngoại hình khá’.
Tiêu chí để trở thành một thư ký kinh doanh chuyên nghiệp
Tuy nhiên, bạn đừng nhầm tưởng nhà tuyển dụng đang yêu cầu một người mẫu với số đo 3 vòng chuẩn chỉnh hay một Hoa hậu có gương mặt hoa khôi. Nhà tuyển dụng ở đây chỉ cần bạn ăn mặc chỉn chu, trang nhã và lịch thiệp, đầu tóc gọn gàng, gương mặt ưa nhìn, nụ cười tươi, tác phong nhanh nhẹn, nói năng linh hoạt, rành mạch, không bị ngọng thì bạn cũng đủ trở thành một ứng viên tiềm năng trong mắt họ.
>>>Xem thêm: Ogila Cosmetics ở đâu? Tuyên ngôn sắc đẹp của Ogila Cosmetics
Tiêu chí 2: Sử dụng thành thạo một số ngoại ngữ cơ bản
Bất cứ ngành nghề nào hiện nay, các nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên phải biết sử dụng thành thạo một số ngoại ngữ cơ bản như Anh, Trung, Hàn, Nhật,… đặc biệt là đối với các công ty/doanh nghiệp có đối tác nước ngoài thì việc bạn sử dụng thành thạo ngoại ngữ để giao tiếp với họ sẽ là một điểm cộng dành cho bạn, giúp buổi phỏng vấn tuyển dụng thư ký kinh doanh trở nên thuận lợi và thành công hơn.
Tiêu chí 3: Thao tác thành thạo trên máy vi tính
Nếu bạn thực sự không thành thạo máy vi tính thì cũng đừng quá lo, bởi điều cần căn bản ở đây bạn cần biết cách sử dụng các chương trình căn bản như Excel, Word hỗ trợ trong việc làm hợp đồng, thu chi,…
Trong quá trình làm việc, bạn hãy trau dồi thêm các kiến thức cơ bản và nâng cao về các chương trình hỗ trợ cho công việc thư ký của mình, đặc biệt là Excel.
Các công việc của một thư ký kinh doanh
Không giống như những vị trí thư ký khác, công việc của SA sẽ liên quan tiếp đến các hoạt động của phòng kinh doanh. Tùy vào quy mô của công ty mà phạm vi quyền hạn cũng như nghĩa vụ của SA cũng có sự khác nhau.
Các công việc của một thư ký kinh doanh
Nhưng thông thường thì một SA sẽ đảm nhận các nhiệm vụ sau:
– Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác cho bộ phận kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện của kế hoạch và đốc thúc các thành viên hoàn thành.
– Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng,…
– Là người đứng ra liên hệ với khách hàng hoặc đối tác, tư vấn hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh với công ty.
– Cập nhật dữ liệu hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo công ty.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về thư ký kinh doanh là gì. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm: Ogila Cosmetics ở đâu? Tuyên ngôn sắc đẹp của Ogila Cosmetics
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( timvieckinhdoanh, talent, … )
