Theo một cuộc khảo sát của các chuyên gia Mỹ bởi Salary.com, các cuộc họp được thứ hạng là kẻ huỷ diệt năng suất trong văn phòng hàng đầu. Mặc dù vậy bên cạnh đấy, cũng có nhiều cách để tổ chức một cuộc họp đạt kết quả tốt để nhân viên của chúng ta cảm thấy tràn ngập năng lượng và vui vẻ về làm việc. Phía dưới là một số bí kíp nhỏ:
1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Chuẩn bị cho buổi học là một trong những bước cực kỳ nhấn mạnh trong quy trình tổ chức một cuộc họp. Có sự chuẩn bị tốt, bạn đã thành công một nửa.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Một cuộc họp cần có một kết quả trước mắt cụ thể và rõ ràng. Trước khi bạn gửi lời mời lịch họp, hãy tự hỏi mình: Tôi mong muốn đạt được điều gì? Có phải bạn đang cảnh báo mọi người về việc thay đổi trong quản lý hoặc chỉnh sửa trong chiến lược không?
Có phải bạn đang chọn lựa những ý kiến, giải pháp từ mọi người về một nỗi lo mà doanh nghiệp đang phải đối mặt không? Có phải bạn đang muốn đưa ra một quyết định về một vấn đề nhất định nào đấy không? Các cuộc họp thường trực với các mục tiêu mơ hồ, giống như “cập nhật tình hình” sẽ hiếm khi được sử dụng tốt thời gian.
Thời gian, địa điểm
Địa điểm và thời gian họp cần được chuẩn bị thông báo sớm đến người tham dự. Hãy có thời gian bắt tay vào làm và kết thúc cụ thể. Cuộc họp cần được bắt đầu và kết thúc đúng với dự tính, tránh để mất thời gian của nhiều người. Nếu cuộc họp có nhiều phần, hãy lên chương trình với các phần cụ thể để người tham gia nắm được. Bên cạnh đó, địa điểm cũng cần chuẩn bị trước để phù hợp với số lượng người tham gia.
Các thành phần tham dự
các yếu tố tham dự cuộc họp cần nắm rõ các tất cả thông tin cuộc họp. Họ có khả năng chuẩn bị các tài liệu và các vấn đề cần thảo luận trước. Bạn cũng sẽ cần chuẩn bị các tài liệu cho buổi học nếu như thiết yếu.
2. Trong cuộc họp
Một khi có sự chuẩn bị kỹ càng, các nội dung của cuộc họp là phần quan trọng nhất trong công thức tổ chức một cuộc họp chuyên nghiệp.
Tổ chức cuộc họp
Mở đầu cuộc họp, người điều hành có khả năng nêu lên kết quả chờ đợi sau cuộc họp để toàn bộ mọi người có thể định hình được công việc. Bạn cũng có thể nêu lại các phần của cuộc họp. Trong khi khởi đầu cuộc họp, người điều hành hãy cố gắng hướng mọi người vào vấn đề chính và đặc biệt, không gây áp lực ngay từ những phút trên hết.
Điều khiển cuộc họp
Người điều khiển cuộc họp cần phải luôn ghi nhớ được vấn đề chính cần thảo luận. Bởi trong quá trình họp, rất nhiều nỗi lo nhỏ nảy sinh, việc đi chệch khỏi vấn đề chính cần xử lý sẽ chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà không Đem lại kết quả tích cực nào.
Người điều hành cuộc họp cũng cần khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến một cách sôi nổi, tích cực, sử dụng sự góp ý lẫn nhau, tránh các trường hợp gây gổ. chèn vào đấy, những phút giải lao hoặc những câu chuyện là cách hữu hiệu để giảm sự căng thẳng trong các cuộc họp.
Ghi lại thông tin cuộc họp
Đây cũng là một vai trò khá cần thiết trong công thức tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp. Hãy tự tin rằng tiến trình cuộc họp, các nội dung, các ý kiến đóng góp đều được ghi lại một cách cụ thể, phong phú nhất.
Bên cạnh đó, các điều kết luận đều cần có sự tán đồng của đa phần những người tham gia. Các ý kiến đóng góp tích cực cũng cần được tuyên dương.
Bế mạc
Nên kết thúc cuộc họp bằng kết luận những yếu tố chính và đánh giá cuộc họp một cách sơ bộ. Người điều hành cũng nên có sự cảm ơn các thành viên trực tiếp tham dự cuộc họp.
3. Sau cuộc họp
Tổng hợp sau cuộc họp là bước cực kì quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy chốt lại lại những yếu tố cốt lõi đã được xử lý hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
Nhắc nhở những thành viên về vai trò của họ được giao sau cuộc họp. Nếu có khả năng hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Việc này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.
Lời kết
Hi vọng những gợi ý trong bài viết sau đây đã hỗ trợ bạn xây dựng được quy trình tổ chức một cuộc họp chuyên nghiệp, quản lý thời gian đạt kết quả tốt cao nhất và đạt được hiệu quả tốt.
Xem thêm: 5 bài học về kỹ năng kiểm soát cảm xúc từ tiến sĩ Lê Thẩm Dương
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: saga.vn, acabiz.vn, me.phununet.com)
