Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng công việc của nhân viên sẽ luôn luôn tăng lên. Vì vậy, có rất nhiều công ty chọn lựa triển khai hệ thống ERP để tối ưu các hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên, ai cũng biết rằng để khai triển hệ thống này thành công không hề dễ dàng. Thực tế đã chứng minh 75% doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP đều thất bại. Vậy, làm thế nào để triển khai hệ thống ERP thành công? Các bước đơn giản để triển khai ERP là gì?

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP gồm có các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp với nhau theo cách có kết quả tốt hơn. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

Ví dụ: Nhân viên đảm nhận tạo dựng kế hoạch và lập Lịch trình có quyền truy xuất vào cùng một dữ liệu với nhân viên đảm nhận quản lý tài chính cho nhu cầu nhất định của họ. Tất cả dữ liệu đã có sẵn trong thời gian thực, cho phép người lao động đưa ra các quyết định bán hàng nhanh hơn, đúng đắn hơn.

Lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP | Quản trị phân phối

Với các hệ thống ERP, toàn bộ các công dụng bán hàng quan trọng—ước tính, sản xuất, tài chính, nhân sự, tiếp thị, bán hàng, mua hàng—có chung một nguồn thông tin cập nhật mới nhất. Các hệ thống hoạch định nguồn tiềm lực công ty giúp hợp lý hóa việc thu thập, lưu trữ và dùng dữ liệu của doanh nghiệp bạn. Hệ thống ERP thích hợp có thể giúp bạn thu thập và lưu giữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực, chẳng hạn như:

  • Tài chính & Kế toán
  • Nhân sự
  • Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý sản xuất
  • bán hàng thông minh
  • quản trị kho hàng hàng
  • Quản lý sản phẩm tồn kho
  • Quản lý chuỗi cung ứng
  • Điểm kinh doanh (POS)
  • thương mại và điện tử

2. Những lợi ích mà triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp

Lợi ích và những rủi ro khi triển khai sử dụng phần mềm ERP

Tình hình triển khai hệ thống ERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, với những lợi ích trong dài hạn như sau:

Thông tin được sẻ chia, tập trung, tin cậy và tức thời

  • Hệ thống ERP là mô hình có cấu trúc dữ liệu phân cấp, gồm có các nhóm phân hệ và phân hệ. Các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau. Và do đó các thông tin được kế thừa lẫn nhau. Nó không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích khó hiểu và các báo cáo đa dạng.
  • Thông tin về của doanh nghiệp được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban và nhiều người. giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng một ứng dụng ERP. Nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh, đúng lúc và đáng tin cậy. Từ đó đưa rõ ra những quyết định kịp thời.
  • Nhóm phân hệ tài chính kế toán của hệ thống ERP giúp hạn chế sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Thông tin theo thời gian thực, tăng hiệu quả sản xuất

ĐIỂM MẠNH KHI ỨNG DỤNG ORACLE ERP VÀO TRONG DN
  • Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chuẩn xác và xác định được mức tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu quả sản xuất.
  • Phân hệ quản trị sản xuất giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và tính toán chính xác công suất của máy móc và công nhân. Làm giảm khoản chi sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
  • bằng cách dùng một hệ thống duy nhất, công ty chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất thực hiện những công việc. Ngoài ra ERP sẽ tự động hóa toàn bộ các quy trình trong sản xuất của công ty từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường.

Quản lý nhân sự hiệu quả, quy trình cụ thể, loại bỏ công việc trùng lặp

Doanh nghiệp gặp phải những khó khăn gì khi triển khai hệ thống ERP? - GIẢI PHÁP ERP
  • Ứng dụng ERP giúp bộ phận nhân sự sắp đặt hợp lý quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giảm khoản chi quản lý cũng giống như hạn chế sai sót và gian lận trong hệ thống lương.
  • Hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp nắm rõ quy trình cụ thể để giúp phân quyền, phân công công việc cụ thể. Hạn chế công việc trùng lặp.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

  • ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, cùng lúc đó xây dựng kế hoạch và phân bổ nhân công một cách phù hợp tùy nhu cầu dự án.

3. Các bước triển khai hệ thống ERP thành công cho công ty

Triển khai phần mềm erp
Triến khai hệ thống ERP thành công cho doanh nghiệp

Bước 1: Nắm rõ rõ nhu cầu kinh doanh của tổ chức

Điều đầu tiên gồm có nhận xét chi tiết và ghi lại những thách thức bán hàng, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong tổ chức. Bước quan trọng này sẽ giúp công ty xác định mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. khai triển ERP là một thử thách tuy nhiên nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu công ty có sự chuẩn bị tốt.

Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

NHỮNG LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ CỦA PHẦN MỀM ERP

Khi một ứng dụng được chọn, điều quan trọng là doanh nghiệp phải chọn một người có nhiệm vụ quản lý dự án uy tín, chất lượng. nhất là đối với dự án quan trọng như khai triển ERP thì vấn đề này càng cần được chú ý. 

Nhà quản lý sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của chiến lược, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, bảo đảm việc khai triển dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã được đưa ra.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp phương án ERP

Nhà phân phối phù hợp sẽ giúp công đoạn chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:

Các Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp ERP Cho Doanh Nghiệp
  • Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
  • Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
  • Phương án có thích hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
  • Phương án có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?

Khâu lựa chọn nhà quản lý phân phối vô cùng quan trọng nên được cân nhắc kỹ càng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và câu hỏi thắc mắc từ các thành viên trong công ty cũng phải được cân nhắc kỹ càng.

Bước 4: Triển khai hệ thống ERP

Việc thiết lập phần mềm ERP cũng là yếu tố để nhận xét hoạt động bán hàng hiện tại của tổ chức và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành chuẩn mực.

Sau đó, nhà lãnh đạo sẽ có cơ sở để thành lập một hình thức buôn bán mới chuyên nghiệp, tối tân hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ gánh chịu hậu quả cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và khoản chi.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu

Hệ thống ERP là gì? Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP?

Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà phân phối và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. 

Do đó, trước lúc bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại tất cả dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không quan trọng. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.

Bước 6: Thử nghiệm

Những lưu ý khi xây dựng đội triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất

Một khi nhà cung cấp kiểm tra và bảo đảm chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho công ty một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người sử dụng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang xảy ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. 

Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh diễn ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn công đoạn hoạt động của tổ chức.

Bước 7: Cung cấp một khóa huấn luyện hoàn chỉnh cho nhân viên

56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động một khi khai triển ERP là nằm ở vấn đề huấn luyện của doanh nghiệp. Vì lẽ đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc huấn luyện người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực được biết đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. 

Hệ thống ERP là gì? Nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Một số nhà quản lý phân phối cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, huấn luyện người sử dụng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. vì vậy, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.

Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP

Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.

Lời kết

Với khả năng bao quát, quản lý toàn diện như vậy các hệ thống ERP đã và đang là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản trị doanh nghiệp. Nhờ việc giảm thiểu tối đa các chi phí trong khâu vận hành, triển khai hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cũng như nguồn lực trong quá trình hoạt động.

Xem thêm: Định nghĩa về Deadline cho người mới cần nên lưu ý

Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink.vn, acabiz.vn, edu2review.com)