Trợ lý là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều phẩm chất tốt. Ngoài ngoại hình ra thì bên cạnh kiến thức vững vàng về chuyên môn trợ lý cũng cần có những phẩm chất cá nhân như sự khéo léo, các kỹ năng mềm, chịu được áp lực,…Cùng tìm hiểu về trợ lý thư ký nhé.
Trợ lý thư ký là gì
Trợ lý thư ký là người sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc, lãnh đạo, những người nắm quyền trong công ty. Một người trợ lý giỏi và chuyên nghiệp là người hỗ trợ đắc lực cho các vị lãnh đạo trong các dự án.
Trợ lý thư ký là gì
Bên cạnh đó, trợ lý sẽ là người giải quyết mọi vấn đề trong công ty từ các lĩnh vực về tài chính, đối nội và đối ngoại hay đàm phán, thỏa thuận các hợp đồng và là người giám sát công việc của các nhân viên trong công ty.
Trợ lý thư ký là 1 công việc khá phức tạp
Trợ lý thư ký với khối lượng công việc tương đối là nhiều nên để làm tốt công việc này, bạn cần có kiến thức chuyên môn chắc chắn, sự khéo léo, và khả năng chịu được áp lực…
Có thể nói trợ lý chính là cánh tay phải đắc lực của các sếp. Một người trợ Lý giỏi là người đưa ra các tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nảy sinh trong doanh nghiệp khi có yêu cầu. Công việc của một người làm trợ lý không hề đơn giản, nếu không muốn nói đó là công việc có rất nhiều thách thức.
>>>Xem thêm :Mách bạn những thói quen tốt nên rèn luyện hằng ngày để thành công
So sánh trợ lý và thư ký
Điểm giống
Trợ lý thư ký điểm giống nhau giữa trợ lý và thư ký là gì ? Thư ký và trợ lý đều phải làm công tác văn thư, soạn thảo văn bản.Họ là người gửi và nhận các văn bản thông báo hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax. Thư ký và trợ lý là người tổ chức lưu trữ thông tin và chuẩn bị tài liệu, văn bản cho các cuộc họp.
So sánh trợ lý và thư ký
Ngoài ra, khi làm thư ký văn phòng hay trợ lý giám đốc bạn đều phải tổ chức các buổi hẹn gặp mặt, lên lịch hoạt động cho công ty trong tuần và lập lịch làm việc, thường xuyên cập nhật các chuyến đi công tác. Ngoài ra, khi là thư ký chính thức của công ty, bạn phải xử lý các công việc liên quan khi lãnh đạo đi vắng, tham gia giúp các nhân viên khác tổ chức hội nghị và quản lý văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
Điểm khác
Điểm khác Biệt giữa trợ lý và thư ký là gì? Người trợ lý thường sẽ giữ vai trò lãnh đạo trong một tổ chức, doanh nghiệp hơn là người làm thư ký. Những người làm trợ lý có thể, hay thường làm và thực hiện tất cả các nhiệm vụ trách nhiệm của một thư ký cần làm, nhưng sau đó họ cần làm nhiều việc hơn thế nữa.
Thay vì chỉ thực hiện sắp xếp các cuộc hẹn như một thư ký văn phòng, trợ lý còn phải tổ chức, lên lịch các chương trình của công ty và tạo chương trình, hoạt động cho các cuộc họp và hội nghị.
>>>Xem thêm: Những chú ý khi chuẩn bị hồ sơ xin học bổng du học Hàn Quốc
Các kỹ năng cần có của một trợ lý giỏi
Các kỹ năng cần có của một trợ lý giỏi
1. Kỹ năng giao tiếp
Trợ lý thư ký hẳn là ai cũng biết kỹ năng giao tiếp hết sức quan trọng, không chỉ với Trợ lý mà với tất cả các vị trí khác. Một Trợ lý với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ gây được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác cũng như khách hàng. Kỹ năng này được thể hiện qua khả năng nghe, khả năng thấu hiểu, khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, khả năng thuyết phục và đàm phán.
Ngoài ra, đối với môi trường làm việc quốc tế, Trợ lý cần có sự am hiểu các quy tắc của nhiều nền văn hóa khác nhau. Đây chính là “vũ khí lợi hại” mang lại thành công cho công việc của bạn. Kỹ năng này có thể được trau dồi qua cọ xát trong công việc, học hỏi từ người khác, sách vở hay các lớp học.
2. Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
Ai cũng phải am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của công ty mình thì mới hoàn thành công việc tốt được. Trợ lý là người tham mưu góp ý cho giám đốc, vì thế càng cần phải nắm rõ những kiến thức này.
Không chỉ về lĩnh vực kinh doanh, Trợ lý còn cần có kiến thức sâu rộng về ngành, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty trong thị trường, cũng như xu hướng phát triển của ngành hiện tại. Là cánh tay phải của giám đốc, việc thiếu hiểu biết sẽ dẫn đến những lời khuyên, những quyết định sai lầm trong xử lý công việc. Đây là điều mà trợ lý nhất định phải lưu ý.
3. Khả năng tổ chức
Trợ lý bao giờ cũng là người tổ chức rất tốt cả không gian và thời gian. Nơi làm việc, văn phòng, tài liệu bao giờ cũng cần được sắp xếp khoa học và gọn gàng. Hãy thử hình dung một tình huống khẩn cấp mà tài liệu bạn cần lại lẫn lộn trong một đống hồ sơ ngổn ngang trên mặt bàn. Rất có thể là bạn sẽ làm mất thời gian giải quyết một tình huống khẩn cấp chỉ vì sự thiếu ngăn nắp của bản thân.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về trợ lý thư ký là gì. Cảm ơn cá bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm :Ogila Cosmetics ở đâu? Tuyên ngôn sắc đẹp của Ogila Cosmetics
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( goodcv, 123job, … )
