Điều phối viên là một công việc lôi cuốn ngày càng lôi cuốn người lao động. Vậy điều phối viên là gì và công việc của họ ra sao? Nội dung sau đây sẽ trả lời trọn bộ những thắc mắc đó cho bạn.

1. Điều phối viên là gì?

Điều phối là một thuật ngữ chỉ một vị trí tập trung vào việc tập hợp nhân viên, sản phẩm, khách hàng và các nguồn lực khác trong một công ty. 

Việc này có thể là phỏng vấn và sắp đặt nhân viên, quản lý vòng quay của sản phẩm với nhân cách là người điều phối hàng tồn kho; chọn địa điểm, đặt món ăn và giám sát hoạt động ưng ý của khách hàng với tư cách là điều phối viên sự kiện hoặc tạo và giám sát chương trình giảng dạy cho hệ thống trường đại học với nhân cách là điều phối viên hướng dẫn.

2. Công việc của điều phối viên là gì?

Nhìn chung, công việc của điều phối viên là gì? Có thể tóm lược qua 2 cách phân chia bên ngoài công ty và bên trong công ty như sau:

Bên ngoài

• Phối hợp với các đối tác của doanh nghiệp trong việc tổ chức công việc được giao. Các nhân viên điều phối có nhiệm vụ gắn kết các đối tác, phối hợp trong việc đưa rõ ra các chính sách, thống nhất hoạt động trong công việc.
• Phối hợp với các đơn vị có quan hệ để thực hiện các công tác hỗ trợ cho dự án, công việc.
• Xây dựng các chương trình liên kết nhằm mở rộng thị trường kinh doanh cho doanh nghiệp, tạo nhiều môi trường phát triển cho sản phẩm của tổ chức.

Bên trong

• Phối hợp với các bộ phận ảnh hưởng như dự án, thiết kế để thực hiện một vài công tác nội bộ.
• Tạo dựng kế hoạch thực hiện đối với từng dự án khi được chấp thuận. Sự cụ thể này giúp các nhân viên điều phối dễ dàng trong khâu thực hiện, quản lý cũng như điều hành.
• Ghi lại và xác nhận các góp ý, các kết quả thực hiện từ sự hỗ trợ của các bộ phận để đúng lúc chấn chỉnh và phát huy những thế mạnh tạo thuận lợi cho công việc.
• Báo cáo thường xuyên các công việc thực hiện chiến lược. Việc báo cáo thường xuyên là quan trọng với bất kỳ công việc nào, nhằm theo dõi mức độ hoạt động, đưa rõ ra phương hướng đi tiếp theo.
• Thực hiện lập các chiến lược về nhận chuyển hàng hóa từ kho hàng tổng sang kho hàng trung tâm hoặc cửa hàng. Các kế hoạch này cần phải được tối ưu về giải pháp, phương tiện vận giao hàng hóa đó như thế nào và nhân công thực hiện.
• Trong quá trình quản trị, bạn phải cần phải làm đúng, tuân thủ và tôn trọng quy trình công việc của công ty đấy.
• Trong quá trình quản trị thì bạn cũng cần phải tham gia các khóa học, các chương trình huấn luyện nâng cao nhằm bổ sung, nạp thêm cho mình kiến thức và các kỹ năng thực hiện công việc tốt hơn.
  

• Cần phải xây dựng hệ thống, đội ngũ nhiều những nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu dùng của doanh nghiệp về vận chuyển hàng hóa.
• Cần phải biết xây dựng và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, đúng lúc.
• Nhân viên điều phối giao hàng cũng cần phải trung thực, khách quan trong việc đánh giá khả năng và thái độ của các nhan viên chuyển hàng. Thực hiện đào tạo và nâng cao tay nghề, kiến thức, kỹ năng cho nhân viên giao hàng, truyền tải tinh thần cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho nhân viên giao hàng.
• Thực hiện và theo sát khắn khít việc giao nhận hàng, hoàn thiện công việc hay quy trình làm việc của nhân viên.
• Ngoài những công điều này thì nhân viên điều phối hàng hóa còn phải thực hiện và giải quyết các yêu cầu của khách hàng, của cấp trên

3. Công việc của điều phối viên là gì?

Điều phối viên tạo dựng kế hoạch và đặt lịch cho các sự kiện, chương trình hoặc dự án. Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc trong nhiều ngành không giống nhau, thế nên vai trò của bạn và các bằng cấp cần thiết không giống nhau tùy vào lĩnh vực.

Có điều phối viên dự án thực hiện những công việc trong ngành xây dựng, sản xuất và phát triển, điều phối viên chương trình, những người thường thực hiện những công việc trong lĩnh vực giáo dục, tiếp xúc cộng đồng hoặc các tổ chức phi lợi nhuận và nhiều vị trí khác đòi hỏi kinh nghiệm điều phối đáng kể.

Đối với những người thực hiện những công việc trong các ngành công nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ, điều phối có thể gồm có việc xây dựng thời gian biểu và ngân sách cho việc đặt mua và cung cấp tài liệu hoặc dịch vụ, trong khi ở trường đại học, điều phối viên có thể chuẩn bị chương trình giảng dạy ngoài giờ học.

4. Kỹ năng nên có của người nhân viên điều phối là gì?

Kỹ năng điều phối

Kỹ năng điều phối đương nhiên đóng nhiệm vụ quan trọng nhất nếu như muốn trở thành điều phối viên. Điều phối là hoạt động điều hành, điều tiết. trong số đó, người điều phối còn phải làm trung gian phối hợp với nhiều bộ phận không giống nhau.

Thiếu đi kỹ năng này, nhân viên điều phối không thể hoàn thiện được khối lượng công việc được phân phó. ngoài ra, kỹ năng điều phối gồm có cả kỹ năng chỉ dẫn nhằm năng cao khả năng lãnh đạo. Để thành thục kỹ năng này, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp tự tin và chuẩn bị kiến thức nền tốt.

Kỹ năng quản trị thời gian

Khi hoàn thành dự án sẽ không tránh khỏi những tình huống phát sinh. bởi vậy, kỹ năng quản trị thời gian sẽ rất quan trọng để điều phối viên kiểm soát tiến độ công việc. Việc cài đặt deadline không những giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn mà còn hạn chế tình trạng trôi việc. điều này cũng giúp bản thân điều phối viên giữ gìn kỷ luật tốt cho bản thân và tập thể.

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán quyết định phần đông đến hiệu quả công việc. đặc biệt là trong giao dịch và ký kết hợp đồng. Người có khả năng thương thuyết cũng sẽ điều phối công việc chuyên nghiệp hơn. 

Quá trình thương thuyết thường thường gồm 6 giai đoạn: chuẩn bị – bàn cãi – đưa dẫn chứng – đàm phán – thỏa thuận – khai triển hành động. Cách tốt nhất để rèn luyện kỹ năng thương thuyết là dành ra thời gian nghiên cứu về công việc để luôn đưa rõ ra luận điểm đáp ứng.

Kỹ năng dùng các nền tảng công nghệ

Một điều phối viên giỏi là phải theo kịp công nghệ tối tân. trong đó, nên dùng thành thục các trang Web kênh mạng xã hội như Facebook, Twitter, kênh instagram, Snapchat…Cùng với đấy là các phần mềm liên lạc online: Zalo, Viber, Skype…Tính năng hiện đại của phương tiện công nghệ sẽ rất có ích trong việc điều phối công việc. Vậy nên hãy tận dụng húng thật thông minh nhé.

Lời kết

Chúc bạn thu thập được cho mình nhiều kiến thức hữu ích nhất thông qua bài viết điều phối viên là gì? Cũng như mô tả công việc điều phối viên đầy đủ và chi tiết nhất cho bạn.

Xem thêm: Tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả nhất bạn cần biết

Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink.vn, acabiz.vn, edu2review.com)