Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục tiêu của công việc. ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của công ty.

Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu như được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:

• Bảo đảm công việc được vận hành trơn tru
• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả thực hiện những công việc của nhân viên trong doanh nghiệp
• Giảm thiểu rủi ro trong lúc vận hành nhờ các đầu việc đã được chuẩn hóa theo trình tự
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành

2. Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Để xây dựng một quy trình thực hiện những công việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước để xây dựng quy trình thực hiện những công việc.

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Công việc trước tiên để xây dựng một quy trình chuẩn mực là xác định nhu cầu. Tại đây, công ty cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để cải thiện hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc công ty hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…

Hơn nữa, nắm rõ mục tiêu và phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần chú ý tại bước này. Việc nắm rõ mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực thi công việc, phương pháp làm chủ , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn nắm rõ phạm vi sẽ giúp công ty khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình thực hiện những công việc được đề ra. đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

Bước 2: Xác định phạm vi quy trình thực hiện những công việc

Tiếp theo, bạn cần phải nắm rõ phạm vi quy trình làm việc:

• Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình thực hiện những công việc được đề ra.
• Phạm vi điều chỉnh có thể là tất cả tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực…

Bước 3: Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc

Để xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn phải cần xác định số bước công việc cần làm:

• Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào thuộc tính của công việc đấy.
• Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc làm chủ, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để làm chủ.
• Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Input: đầu vào của quy trình gồm những vấn đề nào?
• Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào?
• Tiếp theo sử dụng phương pháp 5W+1H và 5M để làm cho rõ vấn đề.

Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc:

• What? Nội dung công việc là gì?
• Why? mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?
• Who? xác định ai là người thực hiện công việc?
• When? nắm rõ thời gian thực hiện công việc.
• Where? nắm rõ địa điểm, nơi thực hiện
• How? Thực hiện như thế nào?

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

• Man: Nguồn nhân công
• Money: Tài chính
• Machine: Máy móc/ Công nghệ
• Material: Hệ thống cung ứng
• Method: Phương pháp làm việc

Bước 4: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, suôn sẻ nếu như chỉ dựa trên những mô hình lý thuyết cả. Thế nên, trong lúc xây dựng quy trình, nhà lãnh đạo cần phải cùng lúc đó xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Nắm rõ phương pháp làm chủ

Việc kiểm soát quy trình sẽ được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố sau:

• Cơ quan đo lường công việc
• Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
• Có bao nhiêu điểm làm chủ và điểm kiểm soát trọng yếu

Nắm rõ phương pháp kiểm tra

Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng tuy nhiên tìm ra 80% khối lượng sai sót.

Người có nhiệm vụ quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để quá trình kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:

• Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
• tần suất kiểm tra là bao lâu?
• Người thực hiện kiểm tra là ai?
• Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Bước 5: xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

– Mục đích của thử nghiệm là nắm rõ xem các công việc có thực hiện đúng theo chuẩn mực đề ra hay không?
– Pre – test. đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
– Test trong lúc thực hiện.
– Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…

Bước 6: Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng quy trình làm việc vào thực tế, bạn phải cần có văn bản miêu tả các bước thực hiện theo quy trình.

– Mô tả cụ thể các bước trong quy trình thực hiện những công việc.

– Cách thức thực hiện các bước công việc?

– Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để chỉ dẫn thực hiện.

Bước 7: Hoàn thiện các thuật ngữ, tài liệu kèm theo

Quy trình thực hiện những công việc trong công ty một khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các thuật ngữ, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt.

Nếu như quy trình có các mẫu biểu kèm theo thì cần nói rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định mẫu biểu nằm trong nội dung nào.

Lời kết

Xây dựng quy trình thực hiện những công việc trong công ty càng nhất định, rõ ràng thì các công việc có thể được tiến hành đơn giản và đạt được hiệu quả cao nhất.

Xem thêm: 5 bài học về kỹ năng kiểm soát cảm xúc từ tiến sĩ Lê Thẩm Dương

Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: 1office.vn, acabiz.vn, asoft.com.vn)