Cách viết email chuyên nghiệp là một trong những keyword được search nhiều nhất về chủ đề cách viết email chuyên nghiệp. Trong bài viết này, connect.vn sẽ viết bài viết Tổng hợp các cách viết email chuyên nghiệp mới nhất 2020.

Tổng hợp các cách viết email chuyên nghiệp mới nhất 2020

1. Đặt đầu bài rạch ròi, easy hiểu

đầu bài sẽ quyết định việc mọi người có xây dựng mail đọc ngay hay không, bởi chỉ cần đọc đầu bài là người nhận vừa mới nắm bắt được phần nào nội dung chính của lá thư.

Rất nhiều bạn thường đánh giá thấp tầm quan trọng của tittle nên đặt tittle qua loa, hoặc thỉnh thoảng k ghi rõ mục đích của lá thư. Chẳng hạn giống như thư xin việc hay xin thực tập nhưng lại k nói rõ mình đang ứng tuyển cho vị trí nào, bộ phận nà. Các trường hợp thường gặp đó là những dạng chữ cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hoặc là “Nguyễn Thị A – Hồ sơ xin việc”. Bạn nên biết rằng một doanh nghiệp có thể tuyển rất nhiều vị trí vì vậy họ cần phân loại ngay từ lúc nhận được email chứ chẳng hề mở từng CV ra xem là vị trí nào rồi mới lưu lại.

vì thế, hãy đọc kỹ thông tin tuyển nhân sự nhìn thấy có yêu cầu ghi đầu bài theo cú pháp cụ thể không, nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày đầu bài đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

lưu ý là tên file CV hay thư xin việc (cover letter) đính kèm của bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu để thuận tiện cho quá trình lưu trữ hồ sơ của nhà phỏng vấn.

2. sử dụng địa chỉ mail chuyên nghiệp

Việc tạo một mail một phương pháp chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc cần thiết. Nếu bạn đã sử dụng việc cho một cơ quan nào đó thì nên dùng đuôi email của đơn vị đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @hotcourses.vn). không những thế, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.

Địa chỉ email nên gồm có tên của mình để người nhận biết được chuẩn xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ dùng mail bạn đang lập từ thời học trò với những biệt danh quá “teen” như “babyboy@…” hay “co_gai_mong_mo@…”

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả)

Rất đủ nội lực trong công việc, bạn sẽ nhận được những lá email được send cho nhiều người một lúc. Nhưng, nhớ rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 lá thư feedback xếp lớp với nhau.

vì vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng all mọi người trong danh mục cần phải nhận được mail đó.

4. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)

Chữ ký cuối email là mục k thể thiếu trong hoàn cảnh làm việc hiện đại hiện giờ. Trên thực tiễn, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng trưởng gấp bội khi đọc một mail chấm dứt bằng phần chữ ký rạch ròi cụ thể, cùng lúc người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà chẳng hề tốn thời gian search lại thông tin của bạn.

thành ra, một content chữ ký hoàn hảo sẽ phân phối những thông tin cơ bản như họ tên đầy đủ, thông tin liên hệ, vị trí, trường học/công ty… giúp người đọc không khó khăn “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.

Khi tạo chữ ký, bạn cũng nên note đến phông chữ, màu sắc, kích cỡ, pic đính kèm… để đảm bảo yếu tố thẩm mĩ.

5. Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng dùng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mậttheo “văn nói” tại kênh làm việc, chẳng hạn như “Hey” hay “Chào anh bạn”… Những cụm từ này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng với người nhận. Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, ngoài ra, không nên tóm gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói “Hi Michael” thay vì nói “Mike” hoặc sử dụng những cách phổ biến và trung lập khác giống như “Dear Michael, Dear Mr. Son…”

Trong trường hợp bạn đang send email cho một đơn vị, cho một partner mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để dùng lời chào linh động theo từng group phân khúc và mục đích khác nhau.

6. hạn chế dùng dấu chấm than

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ. Điều này dẫn đến đoạn email trở nên quá “cảm xúc” (đôi khi tạo cảm giác giống như người viết vừa mới ra lệnh cho người đọc) và thiếu chuyên nghiệp.

thành ra, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật quan trọng.

Nếu mong muốn dùng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích và giới hạn thể hiện việc mất kiểm soát xúc cảm của chính mình kể cả khi bạn đang quá tức tối.

7. vui nhộn đúng chỗ

Thường thì những điều dễ khiến ta cảm thấy buồn cười khi nói lại đủ sức trở nên cợt nhã và không còn hài hước nó được viết ra. Những điều khôi hài khi thiếu đi điệu bộ lên xuống của người nói cũng như những biểu cảm trên khuôn mặt có thể mất đi ý nghĩa thật sự của nó, khiến mọi người hiểu lầm.

vì vậy, với những đàm luận đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi mail trừ khi bạn biết quá rõ về người nhận.

8. để ý đến khác biệt kiến thức

Việc không hiểu ý nhau trong công việc thường nảy sinh khi chúng ta không biết rõ về văn hóa, phong cách sử dụng việc giữa các nền kiến thức. Khi viết mail, những bất đồng này càng easy xảy ra vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền kiến thức của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, so với những nền kiến thức dựa vào nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn giống như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì người xung quanh luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định cộng tác làm ăn. Khi bàn thảo qua mail với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy chăm chỉ cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc mô tả về chính mình và hỏi thăm sức khỏe.

trái lại, so với các nền kiến thức ít dựa vào vào ngữ cảnh (low-context culture) giống như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào chủ đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

>> vì sao nhà phỏng vấn like chiếu cố cựu du học sinh?

9. Trả lời toàn bộ các email, ngay cả khi đó là email nhầm

Rất khó để trả lời all các email vừa mới được send đến, nhưng hãy nỗ lực làm điều đó, kể cả cho những mail bị send nhầm cho bạn. Nếu thử đặt mình vào vị trí của người send nhầm thư, bạn hẳn sẽ thấy cảm kích khi nhận được một mail phản hồi rằng mình đang nhầm địa chỉ.

Khi ấy, việc trả lời một email k hẳn là vì tính chất công việc nhưng lại thể hiện văn hóa giao tiếp, sự thiện chí so với người gửi – đặc biệt khi người send có mối gắn kết tương tác với bạn như: đồng nghiệp, sếp, người chung lĩnh vực,…

Trong trường hợp nhận một mail send nhầm, bạn có thể trả lời giống như sau: “Tôi biết bạn đã rất bận rộn nhưng có vẻ như bạn đã send nhầm mail cho tôi. do đó tôi muốn bạn biết điều này để có thể gửi lại email cho đúng người nhận”.

10. Đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết mail, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận đủ sức nghiên cứu bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.

Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình check sửa lỗi chính tả tự động của máy tính. Thay vì giống như vậy, hãy dành thời gian đọc lại (thậm chí là đọc to thành tiếng hoặc nhờ người xung quanh đọc qua) một vài lần mail trước khi click nút “Send”.

11. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

k hiếm lần mail bị vô tình send đi trong khi bạn luôn luôn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. vì vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn vừa mới thực sự chắc chắn với nội dung vừa biên soạn thảo. không những thế, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi vừa mới trả lời một mail và chỉ khi nào dĩ nhiên là email đã chuẩn bị thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

Bạn cũng nên đặc biệt kiểm tra kỹ càng địa chỉ email của người nhận để tránh trở thành một người gửi “nhầm email” như trong quy tắc 9. Một lá thư mang tính chất cần thiết, nếu bị gửi nhầm, sẽ xảy ra những sai lầm nghiêm trọng.

13. lưu ý cách trình bày mail

mẹo trình bày một email là điều bạn nên thành thục trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email đưa nội dung cần thiết và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ phân khúc cần đọc mail này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm (ví dụ như những thay đổi về chuyến bay hay lịch họp chả hạn,..) và đừng quên dãn cách các thể loại trình bày trong mail, giúp người xem không khó khăn nắm bắt các ý chính trong thư.

Những emai viết dài và chi chít, không có các đoạn mẹo loại, xuống dạng sẽ làm người xem mệt mỏi khi đọc email của bạn, và nếu đó là một email xin việc thì nghĩa bạn đã bỏ lỡ thời cơ ghi điểm ngay từ “cái Quan sát đầu tiên”.

tips nhỏ cho bạn đó là hãy biên soạn mail ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ gọn gẽ rồi hẳn “paste” vào email nhé. Một vài thông số đa dạng để bạn tham khảo và cân chỉnh theo là: Paragraph – Spacing phần Before, After: 6pt, line spacing: 1,5 line tùy độ dài cuả email, đồng thời dùng những font chữ phù hợp và quen thuộc (Times New Roman, Arial…) với kích cỡ khoảng 10-12.

14. giới hạn dùng thán từ

Cũng như những câu nói đùa, những “thán từ” nhằm biểu diễn xúc cảm đủ nội lực sử dụng người nhận hiểu sai đi ý nghĩa của email mà bạn send. Một ví dụ dễ dàng giống như “Tôi mong muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người ta hiểu rằng bạn đang vô cùng phản ứng.

Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, khuyến cáo mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn đó là hãy đọc thành tiếng mail trước khi send đi. Nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá “chua chát, dữ dội” thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho thêm vào, bởi vì lời nói đủ nội lực “gió bay” những từng câu từng chữ của bạn thì sẽ luôn in hằn ở đấy.

Một lưu ý nữa đó là bạn nên giới hạn sử dụng những tính từ đưa nghĩa tiêu cực như lỗi lầm, thất bại, tệ hại… bên cạnh đó, đừng viết những gì bạn không mong muốn người xung quanh biết, cũng giống như k viết ra những gì đủ sức làm tổn hại đến người xung quanh. Suy cho cùng, mọi email đều đủ sức “chuyển tiếp”, cho nên nên thận trọng hơn là để hối tiếc.

Nguồn:https://www.hotcourses.vn