Quản lý thời gian hiệu quả là một chủ đề nóng sốt và được tìm kiếm rất nhiều trên Google hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu về Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho người đi làm.

Quản trị thời gian Là Gì?

quản lý thời gian là quá trình có quy trình và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thiện mọi mục đích đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản trị thời gian tốt, quỹ thời gian dùng càng đạt kết quả tốt. Sự đạt kết quả tốt của việc quản lý thời gian được nhận xét dựa trên mục đích hoạt động làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thiện nhanh hay chậm.

Tầm trọng yếu Của quản trị thời gian Trong hoạt động

Chắc hẳn không ít người thắc mắc vì sao quản trị thời gian lại quan trọng đến vậy? quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? bí quyết chính là ở kỹ năng quản trị thời gian của mỗi người.

Giúp tăng năng suất thực hiện công việc

biết cách quản lý thời gian giúp cho bạn sắp đặt các kế hoạch và vai trò thường nhật phụ thuộc vào cấp độ trọng yếu và theo trình tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ chú ý vào những nhiệm vụ trọng yếu nên hoàn thành trước, từ đấy tăng hiệu quả công việc.

Kỹ năng quản trị thời gian tốt giúp cho bạn tăng năng suất làm việc.
(Ảnh: Internet)

Tập luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến trạng thái thực hiện công việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa rõ ra những quyết định sai lầm khi vẫn chưa có đủ thời lượng suy nghĩ. trái lại, nếu như bạn làm chủ thời gian tốt, bạn không những tránh được sức ép “deadline” mà còn đưa rõ ra những quyết định tỉnh táo hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy xét, nhận xét nỗi lo.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể địa điểm cá nhân ấy thực hiện công việc. quản trị thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, cùng lúc đó tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ chiến lược đã được vạch ra với mục đích bài bản và thời gian biểu chính xác.

Sau đây là một số bí kíp nhỏ giúp cho bạn sắp xếp quỹ thời gian đúng cách nhất:

Hạn chế sự đảo lộn:

nếu như nhà của bạn có nhiều thứ bừa bộn quá, Chẳng hạn như những đồ đạc bạn không dùng đến hoặc quan trọng nữa thì bạn nên chấm dứt việc lãng phí thời gian vào việc sắp đặt những thứ đó cho gọn gàng nữa. Hãy cho những người khác cần dùng hoặc hãy vứt bỏ những tờ báo, tạp chí, những bức thư cũ, những giấy tờ công việc không cần thiềt. Bạn phải có một chiến lược bài bản để làm cho cuộc sống của mình thoải mái và “bớt bận rộn” hơn.

Đừng tỏ ra quá sức.

Thay vì bạn cố sức để dọn dẹp hoạt động nhà và những việc lặt vặt

thì bạn có thể sử dụng máy hút bụt – một thứ công nghệ tiến tiến đã được tạo ra để “phụ giúp” con người. Có lẽ, bữa ăn là phần chính yếu trong cuộc sống của con người vì thế việc nấu ăn tốn rất nhiều thời gian. Do vậy, bạn nên mua thức ăn để sẵn trong tủ lạnh. Như vậy sẽ tiết kiệm được công sức cũng giống như thời gian của bạn rất nhiều.

Buổi tối, bạn nên chuẩn bị quần áo để mặc cho ngày hôm sau.

Như thế bạn sẽ không bị vội vàng vào buổi sáng mỗi ngày. Khoảng thời gian này bạn có thể dành cho việc ăn sáng cho đầy đủ năng lượng và suy nghĩ về những kế hoạch cần làm trong suốt cả ngày đang mong đợi bạn. Bạn cũng nên bỏ một chút thời gian để lên kế hoạch cho công việc nhà như vậy có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian làm những hoạt động khác quan trọng hơn.

Những việc “nên” làm

Bạn thường cảm thấy ra sao khi mà bạn phải làm những việc mình không thích tuy nhiên bạn cảm nhận thấy “nên”làm? Trong một tuần, cố gắng loại những từ “nên”, “phải” ra khỏi vốn từ vựng của mình. Chỉ làm những việc mà bạn thấy cần thiết phải làm hoặc thật sự muốn làm.

Lập kế hoạch và những việc ưu tiên cần làm ngay.

Hầu hết chúng ta luôn dành một khoảng thời gian rất lớn để làm những thứ mà con người không nghĩ là chúng quan trọng. do đó, hãy lập ra một danh sách những việc quan trọng nhất, ưu tiên thời gian làm trước. VD như việc: tìm một ngành nghề mới, chúc mừng sinh nhật bạn, thăm những người thân… Tối chủ nhật, bạn nên bỏ một chút thời gian để đặt lịch cho tuần mới và ghi chú vào những đầu việc chính, cần dành nhiều thời gian.

Những bước cần làm để quản lý thời gian

Xác định mục tiêu

xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục đích rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đấy. Đương nhiên việc để làm được việc đấy không thể không bạn phải lên lộ trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thiện mục tiêu. lúc đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Liệt kê những công việc cần phải làm

list ra danh sách những hoạt động cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn đơn giản quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải thực hiện công việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì kế tiếp sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

Sắp đặt hoạt động theo thứ tự ưu tiên

một khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm duyệt lại xem hoạt động nào trọng yếu cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để cam kết hoạt động được hoàn thiện đúng thời gian, sau đó hãy bắt đầu làm những công việc còn lại

Tóm lại lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại hoạt động vào cuối ngày để coi bạn đã thực hiện được những gì và chưa thực hiện được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự đạt kết quả tốt hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

Tính kỹ luật và thói quen

Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. khi đó mọi thứ có thể được theo ý và chắc chắn bạn có thể thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc.

Tập trung

Tập trung là cách rất khả quan để bạn không phung phí thời gian. Khi làm hoạt động gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho hoạt động, điều đó không chỉ mang lại kết quả hoạt động cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn có thể khẩn trương hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Lên thời gian rõ ràng cho hoạt động

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng hoạt động như: xác định thời gian tiếp tục, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. khi đó bạn có thể có một bảng chiến lược chi tiết và thời gian cụ thể, không lo lắng bị ảnh hưởng đến mục đích công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

Bố trí nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp cho bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, trọng yếu – không trọng yếu hỗn độn không những khiến bạn cảm nhận thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn phải cần tìm một loại tài liệu gì đấy. vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi thực hiện công việc khi đó bạn có thể có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Trúc Ly – Tổng hợp

( Tham khảo: careerbuilder.vn, www.careerlink.vn)